Y Broses Ddilysu Allanol
‘System sy’n cadarnhau Sicrwydd Ansawdd pob agwedd ar raglen, gan gynnwys paratoi, adnoddau, cyflwyno, asesu, dogfennu ac ardystio’.
Mae’r broses wedi’i chynllunio i fod yn drylwyr, ond ar yr un pryd, yn gadarnhaol a chefnogol, gyda’r nod o amlygu meysydd o arfer da o fewn pwnc, sector neu faes darpariaeth, yn ogystal â nodi unrhyw feysydd sy’n achos pryder.
Bydd manylion y Dilysydd/Dilyswyr Allanol a bennwyd ar gyfer canolfan i’w cael ar y Cynllun Ansawdd, ac yn ffrwyth trafodaeth rhwng y Rheolwr Sicrhau Ansawdd a’r Adolygydd Ansawdd. Bydd nifer ac amledd ymweliadau Dilysu Allanol yn dibynnu ar:
- Nifer y sectorau a gyflwynir gan ganolfan
- Canlyniadau adroddiadau Dilysu Allanol blaenorol
- Blaenoriaethau cenedlaethol/rhanbarthol.
Rôl y Dilysydd Allanol yw:
- Sicrhau bod darpariaeth achrededig gan Agored Cymru yn cael ei gyflwyno yn unol â’r gofynion rheoliadol
- Dilysu safonau cyrhaeddiad dysgwyr
- Monitro profiad y dysgwyr o’r rhaglen
- Bod yn ffynhonnell cyngor diduedd parhaus i ganolfannau
- Cefnogi gwelliant parhaus yn ansawdd ac addasrwydd i bwrpas darpariaeth achrededig gan Agored Cymru.
Bydd gan Ddilyswyr Allanol naill ai arbenigedd mewn pwnc/maes penodol, mewn math arbennig o ddarpariaeth, neu’r ddau, yn ogystal â bod yn gwbl gyfarwydd â gweithdrefnau a systemau Agored Cymru. Bydd gan bob un brofiad ymarferol yn y maes perthnasol i’w cyfrifoldebau dilysu ac felly â phrofiad o lwyddiannau a phroblemau tebyg i’r rhai sydd o bosibl yn berthnasol i’r ddarpariaeth maent yn ei dilysu. Ni fydd gan y dilysydd unrhyw gysylltiad â’r ganolfan neu’r rhaglen sy’n cael ei dilysu.
Bydd gan Ddilysydd Sector arbenigedd mewn, a chyfrifoldeb dros sicrhau ansawdd allanol mewn pwnc penodol o fewn y ddarpariaeth. Gellir penodi Dilyswyr Allanol mewn meysydd pwnc penodol iawn, ee Iechyd a Gofal Cymdeithasol (Sector 1.3), Teithio a Thwristiaeth (Sector 8.2), Celf a Dylunio Creadigol (Sector 9.4), neu ar gyfer meysydd ehangach a mwy cyffredinol, ee Sgiliau Dysgu, Sgiliau Dychwelyd i Weithio, Sgiliau Cyfathrebu, Llythrennedd a Rhifedd Oedolion, ESOL, a Gwaith Tîm. Mae pob un o’r rhain yn perthyn i Sector 14 (Paratoi ar gyfer Bywyd a Gwaith)
Ar gyfer canolfannau llai gellir penodi un Dilysydd ar gyfer y ddarpariaeth gyfan. Gyda chanolfannau mwy, penodir un dilysydd ar gyfer pob cwrs o fewn Sector penodol, ee Celf, ieithoedd neu iechyd, neu faes megis Dysgu fel Teulu.
Bydd dilysu wedi’i dargedu, a darpariaeth sydd wedi’i dogfennu’n llwyddiannus gyda’r dilysu mewnol yn dda yn agored i lai o archwilio allanol a llai o ymweliadau dilysu allanol. Er y bydd meysydd eang y ddarpariaeth gyfan yn cael eu dilysu’n allanol, nid yw hynny’n golygu y bydd pob cwrs neu uned unigol o fewn meysydd darpariaeth eang, ee rhaglen ‘Dychwelyd i Ddysgu’ yn cael eu dilysu’n allanol bob blwyddyn academaidd. Fodd bynnag, dylai dogfennau ar gyfer cyrsiau o’r fath, yn enwedig dogfennau’n ymwneud â dilysu mewnol, fod ar gael i’r dilysydd.
Yn ogystal â darparu’r sicrwydd ansawdd allanol cysylltiedig â’r sector penodol, mae’r dilysydd allanol yn gyfrifol am gadarnhau bod y systemau a’r prosesau a nodir gan yr Adolygydd Ansawdd yn cael eu gweithredu. Bydd hyn yn cynnwys cadarnhad bod Dilysu Mewnol cadarn wedi’i sefydlu.
Cyswllt â’r Dilysydd Allanol
Mae Agored Cymru yn gwneud pob ymdrech i ddyrannu Dilyswyr ar gyfer canolfannau a meysydd darpariaeth penodol mor gynnar â phosibl. Fodd bynnag dim ond ar ôl i Agored Cymru gael gwybod bod y ddarpariaeth yn rhedeg y gellir cadarnhau penodiad.
Unwaith y mae dilyswyr wedi’u penodi ar gyfer canolfan benodol, bydd prif gyswllt y ganolfan yn cael gwybod manylion cyswllt y diysydd. Dylid nodi mai cyfrifoldeb y Dilysydd yw cysylltu â’r ganolfan berthnasol i drefnu dyddiad a lleoliad ar gyfer yr ymweliad dilysu.
Yn ystod y cam hwn bydd y Dilysydd yn rhoi syniad o’r hyn y bydd yn dymuno’i weld ag â phwy y byddant am siarad yn ystod yr ymweliad. Os na roddwyd syniad o hynny, dylai’r cyd-gysylltydd ofyn am eglurhad.
Paratoi ar gyfer yr ymweliad dilysu allanol
Gall fod dilyswyr yn dymuno ymweld â gwahanol leoliadau wrth gyflwyno rhaglen neu gwrs ar safleoedd lluosog, er y gellir ymweld â’r rhain ar sail gylchol dros gyfnod o amser. Os ymwelir ag un safle’n unig, dylai dogfennau dilysu mewnol o safleoedd eraill fod ar gael, ynghyd â samplau o waith dysgwyr os gofynnir am hynny.
Gall Dilysydd Sector ofyn am gael gweld rhai neu bob un o’r canlynol:
Cyd-gysylltyddd y Rhaglen / Cwrs
Lle bynnag y bo modd, neu yn niffyg hynny, person dynodedig arall â gwybodaeth am y rhaglen. Bydd y person hwn yn derbyn adborth gan y Dilysydd.
Y Tiwtor Pwnc
Ffeil Pwnc / Tiwtor
Gwaith Dysgwyr
Dylid nodi mai cyfrifoldeb y Dilysydd ac nid y Tiwtor yw dewis samplau. Dylai ffeiliau gynnwys tystiolaeth ddilys a pharhaus o gyrhaeddiad, wedi’i chroes-gyfeirio i’r meini prawf asesu perthnasol, a’u gwahanu oddi wrth daflenni a gwaith papur arall nad yw’n cynnwys tystiolaeth, ee nodiadau cwrs. Ar gyfer dilysu yn agos i ddiwedd rhediad cwrs, dylai fod tystiolaeth bod y ffeiliau wedi’u samplo gan Ddilysydd Mewnol.
Y Dysgwyr
Ni fydd Dilysydd Pwnc o reidrwydd yn dymuno cyfarfod â’r dysgwyr yn ystod pob ymweliad.
Dogfennau Dilysu Mewnol
Dylai’r rhain gynnwys tystiolaeth bod systemau dilysu mewnol wedi’u rhoi ar waith. Byddai tystiolaeth yn cynnwys dogfennau cynllunio yn cwmpasu pob tiwtor a phob uned, samplau o waith nifer ddigonol o ddysgwyr, adborth i diwtoriaid, a chofnod o’r dilysu mewnol sydd wedi digwydd. Mae dogfennau ar gyfer cofnodi dilysu mewnol i’w cael ar wefan Agored Cymru.
Mae’n bwysig neilltuo ystafell ar gyfer ymweliad y Dilysydd Allanol os oes modd. Dylai ffeiliau Tiwtor / Cwrs, gwaith i’w samplo, ac unrhyw ddogfennau eraill ee dogfennau dilysu mewnol fod ar gael yn yr ystafell hon fel y gall y Dilysydd eu gweld heb gael ei darfu.
Os yw Dilysydd Sector yn ymweld â lleoliad canolog ond hefyd yn adolygu gwaith dysgwyr a dogfennau o ganolfannau allanol, bydd angen trefnu i gasglu a danfon y gwaith a’r dogfennau i’r lleoliad canolog.
Dylai’r cyd-gysylltydd siarad ag unrhyw diwtoriaid cysylltiedig i sicrhau eu bod yn gyfarwydd â’r prosesau dilysu ac yn gwybod beth i’w ddisgwyl. Mae hyn yn arbennig o berthnasol os yw tiwtor yn newydd i achredu Agored Cymru ac o bosibl yn bryderus ynghylch yr ymweliad. Yn yr un modd, dylid egluro’r broses wrth unrhyw ddysgywr fydd yn gysylltiedig â’r ymweliad. Gofynnir i chi baratoi dysgwyr ac egluro y dylai unrhyw faterion maen nhw’n eu codi fod wedi’u trafod â’r tiwtor neu’r tîm cwrs cyn eu codi gyda’r Dilysydd.
Cofiwch nad yw asesu gwaith yn rhan o gyfrifoldeb y Dilysydd. Gwaith y Dilysydd yw cadarnhau penderfyniadau dilyswyr ac aseswyr mewnol.
Os cafodd y ddarpariaeth ei safoni’n flaenorol, cofiwch ddarllen yr adroddiad dilysu diwethaf ac ymgyfarwyddo â’r cynnwys, yn gadarnhaol a negyddol. Gwiriwch fod unrhyw gamau a gytunodd y tîm o ganlyniad i’r dilysiad diwethaf wedi cael sylw.
Y broses adrodd
Ar ôl i’r Dilysydd gwbhau’r ymweliad bydd yn rhoi adborth i’r cyd-gysylltydd neu’r person dynodedig. Mae’r adborth hwn yn rhan bwysig o’r broses a dylai gynnwys yr holl brif bwyntiau sy’n ymddangos yn yr adroddiad terfynol. Rhaid i gynrychiolydd y ganolfan a’r Dilysydd Allanol lofnodi copi o’r materion allweddol a drafodwyd yn y sesiwn adborth, a’i adael gyda’r ganolfan. Bydd y Dilysydd Allanol yn cadw copi hefyd.
Bydd y Dilysydd yn cwblhau ei adroddiad terfynol a’i anfon i Agored Cymru. Anfonir copiau o’r adroddiad terfynol, ynghyd â llythyr yn amlygu meysydd arfer da ac unrhyw faterion yn codi, at Brif Weithredwr y ganolfan, ac at y cyd-gysylltydd, os gofynnir am hynny. Anfonir adroddiadau o fewn 20 diwrnod gwaith i ddyddiad yr ymweliad.
Os oes unrhyw faterion neu bryderon, amgaeir ‘Ffurflen Ymateb i Ddilysiad’ ac yn arferol, bydd angen ei llenwi a’i dychwelyd i Agored Cymru o fewn pedair wythnos. Defnyddir y ffurflen hon i fanylu ynghylch y camau i’w cymryd gan y ganolfan / tîm cwrs mewn ymateb i’r materion a godwyd.
Gweithdrefn Ymholiadau, Cwynion & Polisi Apelio
Cliciwch yma i weld copi o’r adroddiad dilysu allanol (DA1)(EV1).
